+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как составить опись пркиазов для передачив архив

Как составить опись пркиазов для передачив архив

Опись документов в архив составляется сотрудником отдела организации по установленной форме ниже приводится ссылка для скачивания образца. Во всех перечисленных случаях имеется в виду один и тот же документ. Опись документов в архив составляется в двух экземплярах один — в отдел, другой — в архив. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Инструкция: составляем опись дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:. Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от Следует учитывать, что для организаций — источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации.

Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. Архив организации комплектуется документами постоянного и временного свыше 10 лет хранения.

В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов. Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях где были заведены и завершены делопроизводством до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы.

Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях. На дела временного менее 10 лет хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях.

В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Для определения сроков хранения используют:. Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве.

Например, в г. Документы за г. В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче.

Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения см.

При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой определяют отсутствие дел согласно номенклатуре или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются. В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме Пример 1 в двух экземплярах первый экземпляр передается в архив, второй — в отдел. Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел. Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером.

Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части. В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью. В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела часто совпадает с составителем и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения. Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности.

Например, для номера описи 02сп :. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел. В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения.

Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения. Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце.

Также необходимо уточнить пересоставить итоговую запись к описи сведения о количестве дел и подписи. Для организаций — источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения см. Пример 2 аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения сдаточной описи дел в архив. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер. Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов в Примере 2 рассмотрен г.

В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел. К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив. Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений при их наличии.

Согласно нормативным требованиям организации — источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров. Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:. Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись как и к годовому разделу , а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов , название фонда полное название организации , номер фонда, номер описи, название описи постоянного хранения, по личному составу и т.

Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку. Если в деятельности организации образовываются документы временного свыше 10 лет хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Правила составления и утверждения аналогичны. Для описи дел по личному составу существует установленная форма Пример 3. Порядок ее составления и утверждения аналогичен за некоторым исключением порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:. При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел.

При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту. Акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним за г. Составление описей дел постоянного и долговременного срока хранения — это совместная работа архива организации ведомственного архива с делопроизводственной, кадровой службами, а также с ведущими специалистами всех структурных подразделений организации.

Подписка на почте Подписка в вашем городе. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: в делопроизводстве — при подготовке документов для передачи в архив организации такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел ; в архиве — при научно-технической обработке дел включает переплет или подшивку их в твердую обложку , при этом описи составляются на дела по различным категориям например, постоянного хранения, по личному составу или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации научно-техническая документация проектная, технологическая, конструкторская, научная , документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.

Составление описи дел структурного подразделения сдаточной описи дел Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Для определения сроков хранения используют: номенклатуру дел за соответствующий год; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от Оформление сдаточной описи документов в архив В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче.

В данную опись внесено 6 шесть ед. Старший бухгалтер Непоседова Д. Ведущий специалист Рыжова Я. Скачать бесплатно демо-номер журнала. Подборки материалов Форум для секретарей Подписаться на новости. Выписываете журнал? Я согласен с политикой конфиденциальности. Начальник отдела обеспечения. Индекс дела. Заголовок дела.

Крайние даты. Количе- ство листов. Срок хранения. Лицевые счета по заработной плате работников Общества за г. Январь—декабрь г. В данную опись внесено. Старший бухгалтер. Начальник канцелярии. Ведущий специалист. Копылов Финансово-экономический отдел.

Как составить опись передаваемых документов

Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение. Скачать документ бесплатно.

Коронавирус как форс-мажор: что учесть юристам. Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.

Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой. Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения. В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным.

Опись документов бланк образец

Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой. Например, при передаче документации в архивный отдел придется составить этот документ. В статье расскажем, какие виды описей могут быть составлены в учреждении, а также определим ключевые особенности заполнения. В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным.

Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время. Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому.

Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации. В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3. Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:. Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга.

Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации. Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка.

Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения пример ниже подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо например, начальник архива.

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:. Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел.

Затем информация визируется руководителем организации структурного подразделения , ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф. Опись документов для ФСС — это заверенный руководителем перечень всех бумаг, которые направляются в Фонд социального страхования с целью назначения и выплат пособий сотрудникам.

Опись имущества в кабинете — это документированный перечень имущественных ценностей, расположенных в определенном служебном помещении. Распечатать Получать рассылку. Шаблоны и формы Инструкция: составляем опись дел Опись дел — это особая форма документа, которая составляется при передаче документов из одного отдела в другой. Суть и назначения документа В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным.

Применяемые формы В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Форма имеет свою индивидуальную структуру: Титульный лист. Список сокращений. Описи по личным делам Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке: название учреждения либо его структурных подразделений; номера фондов и индексов дела; заголовки документации; даты их составления; число страниц в деле; дополнительные примечания.

Бланк описи дел постоянного хранения. Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями! Поделитесь с друзьями:. Вместе с эти материалом часто ищут:. Шаблоны и формы. Инструкция: заполняем инвентаризационную опись. Инвентаризационная опись — это документ, который используется, чтобы отобразить результаты инвентаризации нефинансовых активов.

Рассказываем, как заполняется форма. Инструкция: заполняем опись документов в ФСС. Инструкция: как правильно оформить опись пожарного щита. Опись пожарного щита — это фактически выписка из акта инвентаризации организации или предприятия. Содержимое противопожарного шкафа или стенда является имуществом собственника. Назначение этого имущества — обеспечение людей, работающих на предприятии в организации , средствами для быстрой локализации и тушения огня.

Нормы противопожарной безопасности должны исполняться неукоснительно. Щиты или стенды оборудуются в помещениях и на территориях, где существует вероятность возгорания. К их изготовлению и эксплуатации предъявляется ряд стандартных требований. Инструкция: составляем опись имущества в кабинете. Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю.

Опись документов в архив

Составление и оформление описей дел. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой порядковой нумерацией. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива.

По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме приложение 12 в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи наличие литерных и пропущенных номеров. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК", причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел.

В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме приложение 1.

Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений. Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации лицом, ответственным за архив. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений составляемый в необходимых случаях , названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели если они имеются.

Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ЭК организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

Представляются 4 его экземпляра. После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения до дел опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет. Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись приложение 13 к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист приложение На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

В годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения составляется по установленной форме приложение 2.

Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год. При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов см. Годовой раздел сводной описи дел временного свыше 10 лет хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК ЭК организации, а затем утверждается ее руководителем.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму приложение 3. Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:. Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи личные дела, трудовые книжки и т.

Личные дела личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров инспектором по кадрам и представляется на рассмотрение ЦЭК ЭК организации.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения приложение Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.

Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта приложение 4 производится после подготовки описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением. Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив специальным сотрудником , в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив сотрудника архива и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись. Открыть полный текст документа. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.

В законодательстве нет унифицированной формы описи передаваемых документов.

Организации, как частные, так и государственные, обязаны хранить свою документацию определенные сроки. Бумаги не всегда находятся в архиве компании, их можно сдавать на хранение в государственные или муниципальные архивы. Это делается после заключения договора с учреждением. При сдаче бумаг заполняют акт приема-передачи документов на архивное хранение. Скачать документ бесплатно. Организации сдают документы в сторонние архивы, если истекли сроки их хранения либо имеет место ликвидация или реорганизация предприятия или компании.

Процедура проводится в строгом порядке: организация заключает договор с архивом, составляет опись документов, работники архива проводят их тщательную проверку и экспертизу научно-практической ценности, формируя дела, исправляя ошибки до того, как бумаги попадут в архив.

Процедура осуществляется в присутствии представителя организации, сдающей дела. Вместе с делами работнику архива необходимо передать историческую справку компании при первом обращении в учреждение , письмо на имя руководителя, где указано количество дел и их последние даты, описи дел в 3 экземплярах с предисловиями.

Также при необходимости передают справку, фиксирующую неполную сохранность дел или отдельных бумаг в них. Архив принимает дела на хранение только после экспертизы документов по описи и подписания акта приема-передачи.

Если компания сдает документы в собственный архив, то процедура проходит почти аналогично. Документы готовит ответственный работник подразделения, при необходимости после консультации с делопроизводителями, бухгалтерами и т. Бумаги сдают с описью, а по окончании проверки документов сотрудником архивного подразделения подписывают акт приема-передачи дел. К сведению! Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк.

Эти формы компании могут использовать для составления собственного бланка акта, изменив или дополнив их под свои нужды. После заполнения и тщательной проверки формы руководители архива и организации должны утвердить документ. Для этого они расписываются в специальных графах в верхней части документа. Нужно сдавать расчеты: декларацию по УСН за год; сведения о среднесписочной численности Для подтверждения стажа подходят только либо трудовая книжка, либо справки с мест работы или из архива о периодах Вы пишете обычное заявление по увольнению по собственному желанию.

Провести учет в этот период - это обязанность Да, законно. Вы за один и тот же период не можете получать два пособия - и по больничному по БиР, и по отпуску Главная Формы документов Акты Акты приема-передачи Акт приема-передачи дел на архивное хранение. Теги по теме.

Отменить ответ. Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. В налоговую. Проверьте почту. На ваш Email отправлено письмо с кодом. Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание.

Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно. Суть вопроса. Подробное описание вопроса. Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту. У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.

На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка. В нашей базе более документов с подробными описаниями и файлами для скачивания.

У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы. Добавьте сайт в закладки! Сообщить об ошибке.

Как правильно составить опись передаваемых документов

Составление и оформление описей дел. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее - опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Внутренняя опись является документом, который необходим каждому предприятию для организации учета документации и правильного ее хранения в своем архиве. Данную опись осуществляют также в случаях, когда документы являются особо ценными или секретными. Если архив по определенным причинам был поврежден, то документацию можно восстановить согласно данной описи. Благодаря тому, что документы, которые внесены в опись, имеют четкую структуру и информацию, есть возможность воссоздания по ним различных исторических архивов, с которыми по ряду обстоятельств в течение некоторого времени не проводилось никакой работы. К тому же грамотно составленная внутренняя опись поможет оптимизировать архив предприятия при его чрезмерной наполненности. Данный документ должен быть составлен в соответствии со строго определенными требованиями.

Акт приема-передачи дел на архивное хранение

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия. Заказать звонок.

Для передачи дел в государственный архив законодательством был разработан специальный бланк. Он является Приложением №35 к «Основным правилам работы архивов организаций», которые были одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля года.  В качестве образца мы приводим форму из приказа Минкультуры № В бланк необходимо внести следующие сведения  Опись документов. Указывают название и номер описи, количество экземпляров описи, количество единиц хранения, примечание (в этом поле надо отметить, были ли какие-то расхождения между данными в описях и фактическим наличием). Количество принятых на хранение единиц (указывают прописью). Номер фонда в госархиве.

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:. Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов. К сведению.

Опись документов — это список, сопровождающий любую передачу документации: как внутри организации, так и за ее пределы. Именно она позволяет отслеживать движение документации, организовывать делопроизводство и контролировать ее местонахождение. Скачать бланк внутренней описи.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. polphodogbo

    Дрова можно собирать в посадках?

  2. Сусанна

    Спасибо, Тарас. Только новый, который встречаем, 2020. 2019 'исполнится 31,а не начнётся.Точно также, как и день рождения, отмечаем, когда уже исполнилось, а не началось.Жить,по факту будем в 2020.Спасибо за отличные видео.)

© 2018-2021 xxbox.ru